Entendendo Excel - PROCV

27/09/2015 16:09

Uma das tarefas que mais geram dúvidas é comparar listas diferentes para localizar            valores que estejam em uma e não                        em outra. Existem            métodos extremamente complexos e trabalhosos, em que o profissional precisa quase            que procurar "na unha". Há inúmeras alternativas diferentes, e o ideal é escolher            uma e usá-la com base em dois quesitos fundamentais: produtividade e segurança.                                     

    

Primeiro Método:            mensagens


            Vamos construir uma fórmula que irá comparar duas listas com contas contábeis e            valores, permitindo que se faça uma conferência de valores ente uma lista e outras,            e ainda informar as contas que não estão presentes na lista analisada.                         

    

            Usaremos, para este caso, a função PROCV             (procura na vertical). Ela irá rastrear toda a lista 1 em busca de cada uma das            contas contábeis que existem na lista 2. Ao encontrar, irá subtrair o valor da lista            2 com o valor da lista 1. Assim, se houver diferença entre os valores, ela irá mostrá-los.


em Inserir > Função            (para quem gosta de tecla de atalho ela é a                 SHIFT F3). A seguir, escolhemos            a categoria Procura e Referência (dependendo            da versão do Excel, as categorias aparecem à esquerda da janela ou na parte de cima             - como no caso da imagem abaixo).                         

    

    

    

            Depois de escolhermos a função, vamos preencher as seguintes informações:

    

    


2  a                conta 1.01.01.01. A função                     PROCV procura somente um item por vez, e                        somente na primeira coluna da matriz / intervalo.

    

Matriz_tabela:                é o intervalo de dados onde a função vai procurar o valor informado no argumento                 valor_procurado. Note que a referência                possui "$" nas células. Isso serve para "ancorar" a célula, pois, depois de pronta                ela, será copiada para baixo e, caso não seja "ancorada", ela vira G6:h15, G7:H16                na seguinte, etc. Fazendo da maneira indicada, isto não acontece.

    

Num_indice_coluna:                não tem nada a ver com a coluna do Excel.                Na verdade, neste campo colocamos o número da coluna onde, na lista 2, está a informação                que queremos trazer para a lista 1. Como queremos o valor, ele está na                     segunda coluna de nosso intervalo (lembre-se de que ele vai da coluna G                 - 1ª - até a H - 2ª coluna). Se fôssemos considerar as colunas do Excel, seria a                8 (imagine se a lista estivesse na coluna BZ - que número seria??)

    

Procurar_intervalo:                este campo está em fonte normal, ao contrário dos de cima, que estão                em negrito. Isso                porque ele é um campo opcional. Se não pusermos nada nele o Excel vai assumir um                valor padrão. É é aí onde o problema começa.

    

            No PROCV, o Excel pode assumir a busca de dados de duas formas: por aproximação            ou exatamente o que se digitou. Se não pusermos nada, ele assume a busca                 por aproximação. Isso é perigoso, principalmente se nossa lista estiver            sem classificação. Então, para garantir que o Excel vá encontrar corretamente o            que procuro, coloco a opção 0 (se quisesse            uma procura aproximada bastaria colocar 1             - ou não informar nada).

    

            Depois disso, basta dar OK. Aparecerá            o valor de R$10.200. Mas ele não é o valor da diferença. Então, para ficar isso,            basta editar a fórmula (pressionando a tecla                 F2) e em seguida digitando ao final -C5.                                         

    

            A fórmula ficará: =PROCV(B5;$G$5:$H$14;2;0)-C5


    

            Mas veja o que aconteceu na célula D6:             apareceu um erro #N/D!

    

            Isso porque a fórmula não pôde encontrar na lista            2 a            conta 1.01.01.02. Então, quando o PROCV não encontrar algum item, ele mostrará esta            mensagem.

    

Aqui, vale a pena ficar atento!            Pode ser que a conta exista, mas esteja escrita com uma sintaxe errada, por exemplo,            1,01.0102. Tome cuidado para verificar se os códigos são consistentes, para não            ficar com a impressão de que a conta não existe.

    

            Podemos simplesmente deixar a Fórmula como está ou então corrigi-la para, em caso            de não existir na lista 2, que apareça a mensagem informando.

    

            Podemos fazer isto usando outra função do Excel, a chamada                 ÉERROS. Ela verifica se o resultado de uma fórmula dá erro. Veja como ela            ficaria na célula D5:

    

            =SE(ÉERROS(PROCV(B5;$G$5:$H$14;2;0)-C5);"CHECAR";PROCV(B5;$G$5:$H$14;2;0)-C5)

    

            No caso, ela foi associada à função SE            para que, em caso de erros, ela faça uma coisa (no caso, mostrar o texto "Checar")             ou então simplesmente faça o cálculo.

    

    

    

    

Segundo Método: Com Cores

    

            Neste caso, também usamos a função PROCV            e ÉERROS.

    

            Para tanto, marcamos o intervalo com as contas da lista 1, clicamos             Formata??o Condicional" w:st="on"> Formata??o">em Formatar >  Formatação Condicional            e colocamos as seguintes regras (para criar as demais, clique no botão adicionar):

    

    

    

            A 1ª fórmula procura a conta contábil da lista 1 na lista 2, e se os valores forem            iguais, coloca em verde.

    

            A 2ª verifica se a conta da lista 1 está presente na lista 2. Se não estiver ele            fica rá amarelo.

    

            E na 3ª, ele verifica se o valor da lista 1 é diferente da lista 2. Se for, fica            em vermelho.

    

            Estes são dois métodos distintos para se fazer a mesma coisa. E não são os únicos.            Há várias outras formas de se fazer este tipo de comparação.

    

Portanto, nada de "síndrome": "não sei"; "não consigo";         "não dá".
Read more: http://www.linhadecodigo.com.br/artigo/980/excel-comparando-listas.aspx#ixzz3n00ckLRI



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